Besserer Einsatz von Pflegefachpersonen durch digitalisiertes Lean Management

Spitäler fmi AG führt erstmals eHuddle Boards auf allen Bettenstationen im Spital Interlaken ein.

Das Spital Interlaken der Spitäler fmi AG hat alle Bettenstationen mit einem digitalen Huddle Board, dem sogenannten eHuddle Board, ausgestattet. Das ebenfalls zu diesem Unternehmen gehörende Spital Frutigen wird diesem Beispiel folgen und auch alle Bettenstationen bis Ende dieses Jahres mit einem digitalen Whiteboard ausgerüstet haben. Mit diesem Schritt will die Spitäler fmi AG, die in ihren Spitälern in Interlaken und Frutigen 2018 insgesamt 10.400 stationäre und 52.357 ambulante Fälle betreute, den Patientenfluss einrichtungsübergreifend verbessern und Belastungsspitzen des Pflegepersonals abfedern.

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Das eHuddle Board wurde von der CISTEC AG in Kooperation mit der Spitäler fmi AG entwickelt, um das Lean Management Konzept im Pflegebereich in digitaler Form nutzbar zu machen. Durch den gleichzeitigen Einbezug von Patientendaten aus dem Klinikinformationssystem in den Arbeitsplan, kann die Versorgung der Patienten optimiert und der Ressourceneinsatz effizienter gestaltet werden, sodass auch die Pflegefachpersonen entlastet werden. Das eHuddle Board gibt einen Überblick über Zimmer, Betten und Patienten und informiert über die anstehenden Untersuchungen eines Patienten und die damit im Zusammenhang stehenden Erfordernisse. Gleichzeitig sieht man, wer in einer Schicht zusammenarbeitet und welche Patientenzimmer betreut.

Teamarbeit im Fokus des Lean Managements

„Lean“ oder „schlankes“ Management ist der Ansatz, Unternehmensprozesse und Aktivitäten so aufeinander abzustimmen, dass redundante Tätigkeiten wegfallen und es idealerweise zu keiner Ressourcenvergeudung kommt. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der teamorientierten Arbeitsorganisation. Um einen optimalen Einsatz der vorhandenen Ressourcen zu erzielen, ist eine möglichst optimale Koordination von und Kommunikation unter den Mitarbeitenden unabdingbar.

Diverse Berufsgruppen der Spitäler fmi AG (nicht nur die Pflege) nutzen das e-Huddle Board (vorher Whiteboard genannt), das sich an einem auf der Bettenstation für alle gut sichtbaren Ort befindet. Auf dem Board wird festgehalten, welche Fachperson an einem Tag mit welchen Prozessen betraut und für welche Patienten zuständig ist. Dies dient einer transparenteren Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit und erhöht die Patientensicherheit. Die wichtigste Herausforderung für das Funktionieren eines Huddle Boards ist, dass die Informationen auf dem Board in Echtzeit abgebildet und relevant sind (somit alle immer mit aktuellen Daten arbeiten).

Die CISTEC AG und die Spitäler fmi AG haben gemeinsam den Grundgedanken des analogen Whiteboards aufgegriffen und ihn für ein digitales Umfeld weiterentwickelt. Das eHuddle Board ist seit dem Sommer 2018 bei der Spitäler fmi AG im produktiven Einsatz. Ursprünglich ausschliesslich an den Bedürfnissen der Pflege von Bettenstationen ausgerichtet, entwickelt die CISTEC AG nun weitere spezifische Versionen des Boards, welche die jeweiligen Anforderungen in der Notfall- und Intensivstation sowie dem Gebärsaal berücksichtigen.

Ebenso in der Weiterentwicklung angedacht und in Planung ist das übergeordnete Board, sogenannte Cockpit für die Pflege. Dieses soll der Leiterin Pflege die Personal- sowie die Bettensituation der verschiedenen Stationen und Standorte zukünftig in Echtzeit zur Verfügung stellen.

Konkreter Bedarf für digitale Whiteboards

„Im Gesundheitswesen gibt es sehr viele unberechenbare Situationen; in der Industrie sind Prozesse viel besser planbar. Das macht es für uns noch dringlicher, Ressourcen effizient einzusetzen. Ressourcen sollen nicht ungenutzt, sondern zur rechten Zeit am rechten Ort verfügbar sein. Mittels Lean Management können wir den Patientenfluss ruhiger gestalten und Belastungsspitzen abfedern“, erläutert Stefan Leis, Leiter Pflege Intensivstation, Spitäler fmi AG. Er führt fort: „Dadurch kommt es zu einem ressourcengerechteren Einsatz, Doppelspurigkeiten werden eliminiert und Arbeiten wo möglich und sinnvoll, standardisiert. Dank des eHuddleboards, werden Tagesverantwortliche Leitungspersonen in ihrer Führungs- und Planungsarbeit unterstützt. Sie können beispielsweise mittels Ampelsystem, Unregelmässigkeiten in der Arbeitsauslastung signalisieren. Die Leiterin Pflege verwendet diese Angaben, um Belastungsschwankungen standort- und auch standortübergreifend aus zu nivellieren.

„Im Gegensatz zu anderen, isolierten Lösungen auf dem Markt, gab es einen konkreten Bedarf für die Schaffung eines in das KIS und die Umsysteme integrierten digitalen Whiteboards“, findet Dr. sc. nat Lukas Müller, Leiter Unternehmensentwicklung, CISTEC AG. „Wir haben das Board in enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden in mehreren Designschritten konzeptioniert, bis wir beide mit dem Konzept und der Abbildung der Prozesse auf dem digitalen Board wirklich zufrieden waren. Es musste alles klappen, wenn die analoge Tafel abgehängt wird“, beschreibt Müller den Entwicklungsprozess.

Die Spitäler, die sich für das eHuddle Board interessieren, sind in der Regel Vorreiter in der digitalen Transformation: „Die reiferen Unternehmen spuren vor“, beurteilt Müller.

Und wie hat sich das eHuddle Board im Spital Interlaken bewährt? „Die Akzeptanz innerhalb der Pflege ist sehr hoch“, verrät Leis. „Es bedarf keiner grossen Schulung und jede Station wollte es haben. Nachdem wir die Magnettafeln abgehängt und durch eHuddle Board ersetzt hatten, redete schon nach zwei Tagen keiner mehr von den alten Tafeln“, resümiert er.

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